Integrácia Zapier pre rezervačný kalendár WordPress: automatizujte každú rezerváciu

Ak prevádzkujete štúdio, coworkingový priestor alebo iný podnik založený na rezerváciách vo WordPresse, tento postup dobre poznáte. Klient si rezervuje termín. Údaje prepíšete do tabuľky, upozorníte tím v Slacku, pridáte klienta do zoznamu príjemcov a vytvoríte faktúru. Jedna rezervácia zaberie 8 minút a 20 rezervácií týždenne znamená 3 hodiny jednotvárnej administratívy. Každý týždeň. Automatizácia rezervácií vo WordPresse už nie je luxus, ale rozumné riešenie.

Integrácia Baza Booking Calendar so Zapierom tento problém rieši. Každá nová rezervácia na webe WordPress automaticky spustí požadovaný proces v Google Sheets, Slacku, HubSpote, Mailchimpe alebo QuickBooks. Bez programovania, ručnej práce a vynechaných krokov.

Čo je Zapier a ako funguje s BBC?

Zapier prepája viac ako 6 000 aplikácií pomocou automatizovaných procesov nazývaných Zaps. Udalosť v jednej aplikácii spustí akciu v druhej. V Baza Booking Calendar je spúšťačom každá nová rezervácia. Keď si klient rezervuje termín na vašom webe WordPress, Zapier ho môže pridať do CRM, upozorniť tím, vytvoriť faktúru, aktualizovať tabuľku alebo vykonať všetky tieto kroky.

7 procesov, ktoré skutočne šetria čas

1. Automatický prenos rezervácií z WordPressu do Google Sheets

Každá rezervácia sa automaticky zobrazí ako nový riadok v tabuľke: meno klienta, dátum, čas, služba a zaplatená suma. Bez exportu CSV a ručného zadávania. Ak chcete automaticky prenášať rezervácie z WordPressu do Google Sheets, toto je najjednoduchší Zap na začiatok. Uľahčí prácu účtovníkovi, manažérovi aj vám, pretože údaje nemusíte prepisovať ručne. Úspora približne 3 minút na rezerváciu.

2. Nová rezervácia: upozornenie v Slacku

Tím vidí nové rezervácie v reálnom čase bez kontroly ovládacieho panela WordPress. Vytvorte kanál #bookings a dostávajte prehľadnú správu: „Štúdio A, 24. marca, 14:00-16:00, Sergiy, zaplatené €200“. Je to užitočné najmä v coworkingových priestoroch, kde musí personál pripraviť miesto pred príchodom klienta. Úspora približne 2 minút na rezerváciu.

3. Nový klient: pridanie do Mailchimp

Každý klient, ktorý si rezervuje termín, sa automaticky pridá do zoznamu príjemcov a označí podľa služby alebo dátumu. O týždeň ho môžete osloviť, ponúknuť zľavu na ďalšiu rezerváciu alebo zaradiť do série správ pre vracajúcich sa klientov. Tak sa z jednorazových návštev stávajú pravidelní klienti. Úspora približne 5 minút na nového klienta.

4. Zaplatená rezervácia: faktúra v QuickBooks

Každá platba automaticky vytvorí faktúru v účtovnom systéme. Meno klienta, služba, dátum a suma sa prevezmú priamo z rezervácie. Bez ručného zadávania, zabudnutých faktúr a stresu na konci mesiaca. Úspora približne 8 minút na rezerváciu.

5. Nová rezervácia: kontakt v CRM HubSpot

Každý klient sa uloží do CRM spolu s kontaktnými údajmi, históriou rezervácií a výdavkami. Funguje to s HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zoho a ďalšími systémami prepojenými so Zapierom. Úspora približne 10 minút na nového klienta.

6. Zrušená rezervácia: upozornenie tímu

Po zrušení dostane tím okamžitú správu v Slacku a záznam rezervácie sa automaticky aktualizuje. Nikto nepripravuje štúdio, ktoré už nebude potrebné.

7. Týždenný prehľad priamo v e-maile

Každý pondelok o 9:00 dostanete e-mail so súhrnom predchádzajúceho týždňa: celkové príjmy, počet návštev a najvyťaženejší čas. Bez prihlasovania do WordPressu a ručného vytvárania prehľadov.

Ako prepojiť Baza Booking Calendar so Zapierom cez webhook

Integrácia rezervačného kalendára WordPress so Zapierom funguje cez REST API a podporu webhook v BBC. Nastavenie trvá približne 15 minút:

1. Prihláste sa do Zapier (bezplatný plán postačuje na základné Zaps)
2. Kliknite na Create Zap a vyhľadajte Webhooks by Zapier
3. Vyberte Catch Hook a skopírujte URL webhooku
4. Vo WordPresse otvorte Baza Booking: Settings a vložte URL do poľa Zapier
5. Vytvorte testovaciu rezerváciu, aby Zapier prijal údaje
6. Priraďte polia (meno, e-mail, dátum, služba, cena) k svojej aplikácii a zapnite Zap

Aké údaje rezervácie sa odosielajú do Zapieru?

Každý spustený Zap obsahuje meno, e-mail a telefón klienta, dátum a čas rezervácie, názov služby, vybrané doplnky, celkovú cenu, spôsob platby, stav rezervácie, propagačný kód, rolu nájomcu a komentáre klienta. Všetky údaje možno bez programovania priradiť k ľubovoľnému poľu v prepojenej aplikácii.

Potrebujete platený plán Zapier?

Bezplatný plán ponúka 5 Zaps a 100 úloh mesačne, čo stačí na testovanie alebo pre štúdio s menším počtom rezervácií. Väčšine firiem vyhovuje plán Starter za $19.99 mesačne so 750 úlohami. Čas ušetrený už počas prvého týždňa pokryje jeho cenu.

Kde začať, ak už používate BBC

Začnite prepojením rezervácií s Google Sheets. Je to najjednoduchší a najužitočnejší Zap. Nastavenie trvá 10 minút a po prvom výsledku prirodzene pridáte ďalšie procesy.