Бухгалтерський облік

Починаючи з версії 3.1.0, Baza Booking Calendar містить вбудований модуль бухгалтерського обліку. Він об’єднує всі фінансові операції в одному місці, завдяки чому відпадає необхідність у використанні Excel або сторонніх сервісів. Модуль автоматично реєструє оплату бронювань та поповнення балансів клієнтів, а будь-які інші доходи чи витрати, такі як заробітна плата або одноразові витрати, можна додавати вручну.

Панель підсумків

Над таблицею записів відображаються три основні показники за вибраний період: дохід, витрати та прибуток. Ці цифри автоматично перераховуються щоразу, коли додається, редагується або видаляється запис, тому підсумкові суми завжди відображають поточний стан.

Таблиця транзакцій

Кожен рядок у таблиці – це окрема фінансова операція. Доступні такі стовпці:

• ID – порядковий номер запису
• Ім’я – клієнт, до якого пов’язана транзакція
• Тип – дохід або витрати, позначені кольором (зліва зелений колір для доходів, червоний – для витрат)
• Операція – тип транзакції: суми за операціями «Оплата бронювання» та «Поповнення балансу» додаються автоматично, тоді як суми за операціями «Заробітна плата», «Операція» та іншими можна вводити вручну
• Сума
• Спосіб оплати – фіксований спосіб оплати: готівкою, онлайн-оплата або оплата з балансу
• Бронювання – ідентифікатор замовлення за посиланням, якщо транзакція надійшла з бронювання
• Дата – дата здійснення операції
• Примітка – коментар у вигляді вільного тексту до запису

Таблицю можна сортувати за ID, назвою, типом, операцією, сумою та датою, а також вона може оновлюватися автоматично: за допомогою перемикача можна увімкнути автоматичне оновлення з заданим інтервалом. Усі дані таблиці можна експортувати у формат CSV одним клацанням миші, наприклад, для передачі бухгалтеру або подальшої обробки в Excel.

Автоматичні записи

Деякі записи створюються модулем без будь-якого втручання адміністратора:

• Оплата бронювання – фіксується щоразу, коли клієнт оплачує бронювання, автоматично пов’язується з ідентифікатором замовлення
• Поповнення балансу – фіксується, коли клієнт поповнює свій баланс через платіжну систему, налаштовану в загальних налаштуваннях плагіна, окремо від бронювань, тому стовпець «Бронювання» для цих записів залишається порожнім
• Списання з балансу – реєструється, коли клієнт оплачує бронювання з власного балансу; пов’язується з ідентифікатором замовлення так само, як і звичайний запис «Оплата бронювання»

Це позбавляє від необхідності вручну вносити платежі до бухгалтерських записів: кожен платіж, здійснений через календар, автоматично відображається у звіті.

Додавання запису вручну

Кнопка «Додати» відкриває форму «Додати запис» із такими полями:

• Тип – дохід або витрата
• Операція – виберіть один із варіантів, що вже є в системі, або введіть свій власний
• Сума
• Дата оплати
• Спосіб оплати – фіксований спосіб оплати: готівкою, онлайн-оплата або оплата з балансу
• Ім’я – виводить імена існуючих клієнтів
• Ідентифікатор замовлення – його можна вибрати з існуючих замовлень після вибору клієнта або ввести вручну
• Примітка

Це дозволяє легко обліковувати заробітну плату, операційні витрати або будь-які доходи, що не пов’язані безпосередньо з бронюваннями.

Редагування та видалення

Будь-який запис, у тому числі й ті, що створюються автоматично, можна відкрити для редагування за допомогою піктограми олівця, що дає змогу змінювати всі поля, навіть тип операції та суму. У вікні редагування є окреме посилання «Видалити запис», а також піктограма кошика безпосередньо в рядку таблиці для швидкого видалення без відкриття форми.

Виключення методу з підсумкових показників

У налаштуваннях модуля є опція «Виключені способи оплати»: будь-який спосіб, обраний у цьому розділі, не враховується в підсумкових сумах «Дохід», «Витрати» та «Прибуток» і приховується в таблиці. За замовчуванням спосіб «Поповнення балансу» виключається, оскільки ці кошти вже були враховані один раз – коли клієнт спочатку поповнив свій баланс. Повторне врахування цієї суми в момент здійснення витрат призвело б до її подвоєння.

Доступ до модуля

Модуль «Бухгалтерія» доступний лише адміністраторам. Менеджери не мають доступу до цього розділу, завдяки чому фінансові дані залишаються недоступними для співробітників з обмеженими повноваженнями.