Rechnungswesen

Ab Version 3.1.0 verfügt Baza Booking Calendar über ein integriertes Buchhaltungsmodul. Es fasst alle Finanztransaktionen an einem Ort zusammen, sodass weder Excel noch Dienste von Drittanbietern erforderlich sind. Das Modul erfasst automatisch Buchungszahlungen und Guthabenaufladungen von Kunden, während sonstige Einnahmen oder Ausgaben, wie beispielsweise Gehälter oder einmalige Kosten, manuell hinzugefügt werden können.

Übersichtsbereich

Über der Datensatztabelle werden drei Kennzahlen für den ausgewählten Zeitraum angezeigt: Einnahmen, Ausgaben und Gewinn. Diese Zahlen werden bei jedem Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen eines Datensatzes automatisch neu berechnet, sodass die Summen stets den aktuellen Stand widerspiegeln.

Tabelle „Transaktionen“

Jede Zeile in der Tabelle entspricht einem einzelnen Finanzvorgang. Folgende Spalten stehen zur Verfügung:

• ID – fortlaufende Datensatznummer
• Name – der Kunde, mit dem die Transaktion verknüpft ist
• Art – Einnahmen oder Ausgaben, farblich gekennzeichnet (links grün für Einnahmen, rot für Ausgaben)
• Vorgang – die Transaktionsart: Bei „Zahlung buchen“ und „Guthaben aufladen“ erfolgt die Gutschrift automatisch, während „Gehalt“, „Vorgang“ und andere manuell festgelegt werden können
• Betrag
• Zahlungsart – eine festgelegte Zahlungsart: Barzahlung, Online-Zahlung oder Zahlung per Guthaben
• Buchung – die zugehörige Bestell-ID, falls die Transaktion aus einer Buchung stammt
• Datum – das Datum, an dem die Transaktion stattfand
• Anmerkung – ein Freitext-Kommentar zum Datensatz

Die Tabelle kann nach ID, Name, Typ, Vorgang, Betrag und Datum sortiert werden und lässt sich zudem automatisch aktualisieren: Über einen Schalter lässt sich die automatische Aktualisierung in festgelegten Intervallen aktivieren. Alle Tabellendaten können mit einem Klick als CSV-Datei exportiert werden, beispielsweise zur Weitergabe an einen Buchhalter oder zur weiteren Bearbeitung in Excel.

Automatische Datensätze

Einige Datensätze werden vom Modul ohne jegliche Beteiligung des Administrators angelegt:

• Buchungszahlung – wird bei jeder Zahlung eines Kunden für eine Buchung erfasst und automatisch mit der Bestellnummer verknüpft
• Guthabenaufladung – wird protokolliert, wenn ein Kunde sein Guthaben über das in den allgemeinen Einstellungen des Plugins konfigurierte Zahlungssystem auflädt, unabhängig von Buchungen; daher bleibt die Spalte „Buchung“ bei diesen Datensätzen leer
• Guthabenabzug – wird erfasst, wenn ein Kunde eine Buchung über sein Guthaben bezahlt; wird ebenso wie ein regulärer „Bezahlung der Buchung“-Eintrag mit der Bestell-ID verknüpft

Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Zahlungen manuell in die Buchhaltung zu übertragen – jede über den Kalender getätigte Zahlung wird automatisch im Bericht erfasst.

Einen Datensatz manuell hinzufügen

Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ wird das Formular „Datensatz hinzufügen“ mit den folgenden Feldern geöffnet:

• Art – Einnahme oder Ausgabe
• Vorgang – Wählen Sie aus den im System bereits vorhandenen Optionen aus oder geben Sie einen eigenen ein
• Betrag
• Zahlungstermin
• Zahlungsart – eine festgelegte Zahlungsart: Barzahlung, Online-Zahlung oder Zahlung per Guthaben
• Name – ruft bestehende Kunden anhand ihres Namens ab
• Buchungs-ID – kann nach Auswahl eines Kunden aus bestehenden Bestellungen ausgewählt oder manuell eingegeben werden
• Anmerkung

So lassen sich Gehälter, Betriebskosten oder sonstige Einnahmen, die nicht direkt mit Buchungen zusammenhängen, ganz einfach erfassen.

Bearbeiten und Löschen

Jeder Datensatz, auch automatisch erstellte, kann über das Stiftsymbol zur Bearbeitung geöffnet werden, sodass jedes Feld geändert werden kann, sogar die Vorgangsart und der Betrag. Das Bearbeitungsfenster verfügt über einen separaten Link „Datensatz löschen“, und direkt in der Tabellenzeile befindet sich zudem ein Papierkorbsymbol zum schnellen Löschen, ohne das Formular öffnen zu müssen.

Eine Methode aus den Gesamtzahlen ausschließen

Die Moduleinstellungen enthalten die Option „Ausgeschlossene Zahlungsmethoden“: Jede dort ausgewählte Methode wird bei den Summen für Einnahmen, Ausgaben und Gewinn nicht berücksichtigt und in der Tabelle ausgeblendet. Standardmäßig ist die „Guthabenaufladung“ ausgeschlossen, da dieser Betrag bereits einmal gezählt wurde, nämlich als der Kunde sein Guthaben ursprünglich aufgeladen hat. Eine erneute Berücksichtigung zum Zeitpunkt der Ausgabe würde zu einer doppelten Verbuchung führen.

Zugriff auf Module

Das Modul „Buchhaltung“ ist nur für Administratoren sichtbar. Manager haben keinen Zugriff auf diesen Bereich, sodass Finanzdaten für Mitarbeiter mit eingeschränkten Berechtigungen nicht zugänglich sind.