Бухгалтерский учет

Начиная с версии 3.1.0, Baza Booking Calendar включает в себя встроенный модуль бухгалтерского учета. Он объединяет все финансовые операции в одном месте, благодаря чему отпадает необходимость в использовании Excel или сторонних сервисов. Модуль автоматически регистрирует платежи за бронирование и пополнение баланса клиентов, а любые другие доходы или расходы, такие как заработная плата или разовые затраты, можно добавлять вручную.

Панель сводных данных

Над таблицей записей отображаются три ключевых показателя за выбранный период: доход, расходы и прибыль. Эти цифры пересчитываются автоматически при каждом добавлении, изменении или удалении записи, поэтому итоговые значения всегда отражают текущее состояние.

Таблица транзакций

Каждая строка в таблице представляет собой отдельную финансовую операцию. Доступны следующие столбцы:

• ID — порядковый номер записи
• Имя — клиент, с которым связана транзакция
• Тип — доход или расход, обозначенный цветом (слева зеленый цвет для доходов, красный — для расходов)
• Операция — тип транзакции: при операциях «Оплата бронирования» и «Пополнение баланса» суммы добавляются автоматически, а при операциях «Зарплата», «Операция» и других суммы можно вводить вручную
• Сумма
• Способ оплаты — фиксированный способ оплаты: наличные, онлайн-оплата или оплата с использованием баланса
• Бронирование — идентификатор заказа, указанный в ссылке, если транзакция была инициирована бронированием
• Дата — дата совершения транзакции
• Примечание — комментарий в виде свободного текста к записи

Таблицу можно отсортировать по ID, названию, типу, операции, сумме и дате, а также настроить автоматическое обновление: с помощью переключателя можно включить автоматическое обновление с заданным интервалом. Все данные таблицы можно экспортировать в формат CSV одним щелчком мыши, например, для передачи бухгалтеру или дальнейшей обработки в Excel.

Автоматические записи

Некоторые записи создаются модулем без участия администратора:

• Оплата бронирования — регистрируется каждый раз, когда клиент оплачивает бронирование, автоматически привязывается к идентификатору заказа
• Пополнение баланса — регистрируется, когда клиент пополняет свой баланс через платежную систему, настроенную в общих настройках плагина, отдельно от бронирований, поэтому столбец «Бронирование» для этих записей остается пустым
• Списание средств с баланса — регистрируется, когда клиент оплачивает бронирование со своего баланса; привязывается к идентификатору заказа так же, как и обычная запись «Оплата бронирования»

Благодаря этому отпадает необходимость вручную вносить платежи в бухгалтерские записи: каждый платеж, осуществлённый через календарь, автоматически попадает в отчёт.

Добавление записи вручную

Кнопка «Добавить» открывает форму «Добавить запись» со следующими полями:

• Тип — доход или расход
• Операция — выберите один из вариантов, уже имеющихся в системе, или введите свой собственный
• Сумма
• Дата оплаты
• Способ оплаты — фиксированный способ оплаты: наличные, онлайн-оплата или оплата с использованием баланса
• Имя — поиск существующих клиентов по имени
• Идентификатор заказа — его можно выбрать из списка существующих заказов после выбора клиента или ввести вручную
• Примечание

Это позволяет легко учитывать заработную плату, операционные расходы или любые доходы, не связанные напрямую с бронированиями.

Редактирование и удаление

Любую запись, в том числе созданную автоматически, можно открыть для редактирования с помощью значка карандаша, что позволяет изменить любое поле, в том числе тип операции и сумму. В окне редактирования есть отдельная ссылка «Удалить запись», а также значок корзины прямо в строке таблицы для быстрого удаления без открытия формы.

Исключение метода из итоговых данных

В настройках модуля есть параметр «Исключенные способы оплаты»: любой выбранный там способ не учитывается в итоговых суммах «Доходы», «Расходы» и «Прибыль» и скрывается из таблицы. По умолчанию из расчета исключается «Пополнение баланса», поскольку эти деньги уже были учтены один раз — когда клиент впервые пополнил свой баланс. Повторный учёт этой суммы в момент расходования привёл бы к её удвоению.

Доступ к модулю

Модуль «Бухгалтерия» доступен только администраторам. Руководители не имеют доступа к этому разделу, что позволяет обеспечить недоступность финансовых данных для сотрудников с ограниченными полномочиями.