Бухгалтерія
Починаючи з версії 3.1.0, Baza Booking Calendar містить вбудований модуль бухгалтерського обліку. Він об’єднує всі фінансові операції в одному місці, завдяки чому відпадає необхідність у використанні Excel або сторонніх сервісів. Модуль автоматично реєструє оплату бронювань та поповнення балансів клієнтів, а будь-які інші доходи чи витрати, такі як заробітна плата або одноразові витрати, можна додавати вручну.
Панель підсумків
Над таблицею записів відображаються три основні показники за вибраний період: дохід, витрати та прибуток. Ці цифри автоматично перераховуються щоразу, коли додається, редагується або видаляється запис, тому підсумкові суми завжди відображають поточний стан.
Таблиця транзакцій
Кожен рядок у таблиці є окремою фінансовою операцією. Доступні такі стовпці:
- ID: порядковий номер запису
- Ім’я: клієнт, до якого належить транзакція
- Тип: дохід або витрати, позначені кольором (зелений колір для доходів, червоний для витрат)
- Операція: тип транзакції: суми за операціями «Оплата бронювання» та «Поповнення балансу» додаються автоматично, тоді як суми за операціями «Заробітна плата», «Операція» та іншими можна вводити вручну
- Сума
- Спосіб оплати: фіксований спосіб оплати: готівкою, онлайн-оплата або оплата з балансу
- Бронювання: ідентифікатор замовлення за посиланням, якщо транзакція надійшла з бронювання
- Дата: дата здійснення операції
- Примітка: коментар у вигляді вільного тексту до запису
Таблицю можна сортувати за ID, назвою, типом, операцією, сумою та датою, а також вона може оновлюватися автоматично: за допомогою перемикача можна увімкнути автоматичне оновлення з заданим інтервалом. Усі дані таблиці можна експортувати у формат CSV одним клацанням миші, наприклад, для передачі бухгалтеру або подальшої обробки в Excel.
Автоматичні записи
Деякі записи створюються модулем без будь-якого втручання адміністратора:
- Оплата бронювання: фіксується щоразу, коли клієнт оплачує бронювання, автоматично пов’язується з ідентифікатором замовлення
- Поповнення балансу: фіксується, коли клієнт поповнює свій баланс через платіжну систему, налаштовану в загальних налаштуваннях плагіна, окремо від бронювань, тому стовпець «Бронювання» для цих записів залишається порожнім
- Списання з балансу: реєструється, коли клієнт оплачує бронювання з власного балансу; пов’язується з ідентифікатором замовлення так само, як і звичайний запис «Оплата бронювання»
Це позбавляє від необхідності вручну вносити платежі до бухгалтерських записів: кожен платіж, здійснений через календар, автоматично відображається у звіті.
Додавання запису вручну
Кнопка «Додати» відкриває форму «Додати запис» із такими полями:
- Тип: дохід або витрата
- Операція: виберіть один із варіантів, що вже є в системі, або введіть свій власний
- Сума
- Дата оплати
- Спосіб оплати: фіксований спосіб оплати: готівкою, онлайн-оплата або оплата з балансу
- Ім’я: виводить імена існуючих клієнтів
- Ідентифікатор замовлення: його можна вибрати з існуючих замовлень після вибору клієнта або ввести вручну
- Примітка
Це дозволяє легко обліковувати заробітну плату, операційні витрати або будь-які доходи, що не пов’язані безпосередньо з бронюваннями.
Редагування та видалення
Будь-який запис, у тому числі й ті, що створюються автоматично, можна відкрити для редагування за допомогою піктограми олівця, що дає змогу змінювати всі поля, навіть тип операції та суму. У вікні редагування є окреме посилання «Видалити запис», а також піктограма кошика безпосередньо в рядку таблиці для швидкого видалення без відкриття форми.
Виключення методу з підсумкових показників
У налаштуваннях модуля є опція «Виключені способи оплати»: будь-який спосіб, обраний у цьому розділі, не враховується в підсумкових сумах «Дохід», «Витрати» та «Прибуток» і приховується в таблиці. За замовчуванням спосіб «Поповнення балансу» виключається, оскільки ці кошти вже були враховані один раз, коли клієнт спочатку поповнив свій баланс. Повторне врахування цієї суми в момент здійснення витрат призвело б до її подвоєння.
Доступ до модуля
Модуль «Бухгалтерія» доступний лише адміністраторам. Менеджери не мають доступу до цього розділу, завдяки чому фінансові дані залишаються недоступними для співробітників з обмеженими повноваженнями.
Реферальні виплати (Pro)
Коли адміністратор натискає Підтвердити на запиті виплати реферальної програми, тут записується витрата Реферальна виплата з описом «Запит на виплату №» і номером запиту. Автор запису: адміністратор, який натиснув кнопку.
