Rachunkowość

Począwszy od wersji 3.1.0, Baza Booking Calendar zawiera wbudowany moduł księgowy. Dzięki niemu wszystkie transakcje finansowe są gromadzone w jednym miejscu, co eliminuje potrzebę korzystania z programu Excel lub usług zewnętrznych. Moduł automatycznie rejestruje płatności za rezerwacje oraz doładowania sald klientów, natomiast wszelkie inne przychody lub wydatki, takie jak wynagrodzenia czy koszty jednorazowe, można dodawać ręcznie.

Panel podsumowujący

Nad tabelą wpisów wyświetlane są trzy kluczowe wartości dla wybranego okresu: przychody, wydatki i zysk. Liczby te są automatycznie przeliczane przy każdym dodaniu, edycji lub usunięciu wpisu, dzięki czemu sumy zawsze odzwierciedlają aktualny stan.

Tabela transakcji

Każdy wiersz w tabeli odpowiada osobnej transakcji finansowej. Dostępne są następujące kolumny:

• ID – kolejny numer rekordu
• Nazwa – klient, z którym powiązana jest transakcja
• Typ – przychód lub koszt, oznaczone kolorem (zielony po lewej stronie oznacza przychód, czerwony – koszty)
• Operacja – rodzaj transakcji: kwoty z transakcji „Wpłata” i „Doładowanie salda” są dodawane automatycznie, natomiast kwoty z transakcji „Wynagrodzenie”, „Operacja” i inne można wprowadzić ręcznie
• Kwota
• Metoda – stała metoda płatności: gotówka, płatność online lub płatność z salda
• Rezerwacja – numer zamówienia podany w linku, jeśli transakcja pochodziła z rezerwacji
• Data – data, w której miała miejsce transakcja
• Uwaga – komentarz w formie dowolnego tekstu do wpisu

Tabelę można sortować według identyfikatora, nazwy, typu, operacji, kwoty i daty, a ponadto można ją automatycznie odświeżać: przycisk przełączający włącza automatyczne odświeżanie z ustalonym interwałem. Wszystkie dane z tabeli można jednym kliknięciem wyeksportować do pliku CSV, na przykład w celu przekazania ich księgowemu lub dalszego przetwarzania w programie Excel.

Zapisy automatyczne

Niektóre rekordy są tworzone przez moduł bez udziału administratora:

• Płatność za rezerwację – rejestrowana za każdym razem, gdy klient dokonuje płatności za rezerwację, automatycznie powiązana z numerem zamówienia
• Doładowanie salda – rejestrowane, gdy klient doładowuje swoje saldo za pośrednictwem systemu płatności skonfigurowanego w ustawieniach ogólnych wtyczki, niezależnie od rezerwacji, dlatego w tych zapisach kolumna „Rezerwacja” pozostaje pusta
• Pobranie środków z salda – rejestrowane, gdy klient opłaca rezerwację z własnego salda; powiązane z identyfikatorem zamówienia w taki sam sposób, jak zwykły wpis „Płatność za rezerwację”

Dzięki temu nie ma już potrzeby ręcznego wprowadzania płatności do ksiąg rachunkowych – każda płatność dokonana za pośrednictwem kalendarza automatycznie trafia do raportu.

Ręczne dodawanie rekordu

Przycisk „Dodaj” otwiera formularz „Dodaj rekord” zawierający następujące pola:

• Typ – przychód lub koszt
• Operacja – wybierz jedną z opcji dostępnych w systemie lub wpisz własną
• Kwota
• Termin płatności
• Metoda – stała metoda płatności: gotówka, płatność online lub płatność z salda
• Nazwisko – wyszukuje obecnych klientów według nazwiska
• Numer rezerwacji – można go wybrać spośród istniejących zamówień po wybraniu klienta lub wprowadzić ręcznie
• Uwaga

Dzięki temu można w łatwy sposób rejestrować wynagrodzenia, koszty operacyjne oraz wszelkie przychody, które nie są bezpośrednio powiązane z rezerwacjami.

Edytowanie i usuwanie

Każdy rekord, w tym te utworzone automatycznie, można otworzyć w celu edycji za pomocą ikony ołówka, co pozwala na zmianę wszystkich pól, nawet typu operacji i kwoty. W oknie edycji znajduje się osobny link „Usuń rekord”, a w wierszu tabeli dostępna jest również ikona kosza, umożliwiająca szybkie usunięcie bez otwierania formularza.

Wykluczenie metody z sum

W ustawieniach modułu znajduje się opcja „Wykluczone metody płatności”: każda wybrana tam metoda nie jest uwzględniana w sumach przychodów, wydatków i zysku oraz jest ukrywana w tabeli. Domyślnie wykluczona jest opcja „Wpłata na saldo”, ponieważ kwota ta została już raz uwzględniona, gdy klient po raz pierwszy doładował swoje saldo. Ponowne uwzględnienie tej kwoty w momencie dokonania wydatku spowodowałoby jej podwojenie.

Dostęp do modułów

Moduł „Księgowość” jest widoczny wyłącznie dla administratorów. Kierownicy nie mają dostępu do tej sekcji, dzięki czemu dane finansowe pozostają poza zasięgiem pracowników o ograniczonych uprawnieniach.