Účtovníctvo

Od verzie 3.1.0 obsahuje Baza Booking Calendar integrovaný modul účtovníctva. Ten zhromažďuje všetky finančné transakcie na jednom mieste, takže nie je potrebné používať Excel ani služby tretích strán. Modul automaticky zaznamenáva platby za rezervácie a dobitia zostatkov klientov, zatiaľ čo akékoľvek ďalšie príjmy alebo výdavky, ako sú mzdy alebo jednorazové náklady, je možné pridať ručne.

Prehľadový panel

Nad tabuľkou záznamov sa pre vybrané obdobie zobrazujú tri kľúčové ukazovatele: Príjmy, Výdavky a Zisk. Tieto čísla sa automaticky prepočítavajú pri každom pridaní, úprave alebo vymazaní záznamu, takže súčty vždy odrážajú aktuálny stav.

Tabuľka transakcií

Každý riadok v tabuľke predstavuje samostatnú finančnú transakciu. K dispozícii sú nasledujúce stĺpce:

• ID – poradové číslo záznamu
• Názov – klient, s ktorým je transakcia spojená
• Typ – príjem alebo výdavok, farebne označené (vľavo zelená farba pre príjmy, červená pre výdavky)
• Operácia – typ transakcie: Platba za rezerváciu a Dobitie zostatku sa pripočítavajú automaticky, zatiaľ čo Plat, Operácia a ďalšie položky je možné nastaviť ručne
• Suma
• Spôsob platby – pevne stanovený spôsob platby: v hotovosti, online platba alebo platba z kreditu
• Rezervácia – ID objednávky uvedené v odkaze, ak transakcia pochádza z rezervácie
• Dátum – dátum, kedy sa transakcia uskutočnila
• Poznámka – voľný textový komentár k záznamu

Tabuľku je možné zoradiť podľa ID, názvu, typu, operácie, sumy a dátumu a dá sa tiež automaticky aktualizovať: prepínačom sa zapne automatická aktualizácia v nastavenom intervale. Všetky údaje z tabuľky je možné jedným kliknutím exportovať do formátu CSV, napríklad na odovzdanie účtovníkovi alebo na ďalšie spracovanie v programe Excel.

Automatické záznamy

Niektoré záznamy vytvára modul bez akéhokoľvek zásahu správcu:

• Platba za rezerváciu – zaznamenáva sa pri každej platbe klienta za rezerváciu a automaticky sa priradí k ID objednávky
• Doplnenie zostatku – zaznamenáva sa, keď klient doplní svoj zostatok prostredníctvom platobného systému nakonfigurovaného vo všeobecných nastaveniach pluginu, a to oddelene od rezervácií, čo je dôvodom, prečo stĺpec „Rezervácia“ zostáva pri týchto záznamoch prázdny
• Odpočet z kreditu – zaznamenáva sa vtedy, keď klient uhradí rezerváciu zo svojho kreditu; je prepojený s ID objednávky rovnakým spôsobom ako bežný záznam typu „Platba za rezerváciu“

Vďaka tomu už nie je potrebné ručne prenášať platby do účtovných záznamov – každá platba uskutočnená prostredníctvom kalendára sa automaticky zaznamená do výkazu.

Ručné pridanie záznamu

Tlačidlo „Pridať“ otvorí formulár „Pridať záznam“ s nasledujúcimi poľami:

• Typ – Príjem alebo výdavok
• Operácia – vyberte si z možností, ktoré sú už v systéme, alebo zadajte vlastnú
• Suma
• Dátum platby
• Spôsob platby – pevne stanovený spôsob platby: v hotovosti, online platba alebo platba z kreditu
• Meno – vyhľadáva existujúcich klientov podľa mena
• ID rezervácie – po výbere klienta je možné ho vybrať z existujúcich objednávok alebo zadať ručne
• Poznámka

Vďaka tomu je jednoduché evidovať mzdy, prevádzkové náklady alebo akékoľvek príjmy, ktoré nie sú priamo spojené s rezerváciami.

Úpravy a mazanie

Akýkoľvek záznam, vrátane automaticky vytvorených, je možné otvoriť na úpravu pomocou ikony ceruzky, čo umožňuje zmeniť každé pole, dokonca aj typ operácie a sumu. Okno na úpravu obsahuje samostatný odkaz „Odstrániť záznam“ a priamo v riadku tabuľky sa nachádza aj ikona koša, ktorá slúži na rýchle odstránenie bez otvorenia formulára.

Vylúčenie metódy zo súčtov

Nastavenia modulu obsahujú možnosť „Vylúčené platobné metódy“: akákoľvek metóda vybraná v tejto položke sa nezapočítava do súčtov príjmov, výdavkov a zisku a je skrytá v tabuľke. Štandardne je vylúčená platba na účet, keďže tieto peniaze už boli započítané raz, a to v okamihu, keď klient prvýkrát doplnil svoj účet. Ich opätovné započítanie v okamihu výdavku by znamenalo ich zdvojnásobenie.

Prístup k modulu

Modul Účtovníctvo je viditeľný iba pre správcov. Manažéri nemajú k tejto sekcii prístup, čím sa zabezpečuje, že finančné údaje zostanú mimo dosahu zamestnancov s obmedzenými oprávneniami.